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Checklist para captar un inmueble y organizar su información
Verificación de inmuebles

Checklist para captar un inmueble sin perder información en el proceso.

Captar un inmueble no es solo conseguir fotos, precio y teléfono del propietario.

Por ReliaHouse

6 min de lectura
Última actualización:

Registra los datos básicos del inmueble desde el inicio

Una buena captación empieza por algo sencillo, tener la información principal del inmueble bien organizada desde el primer contacto con el propietario.
💡 No hace falta completar todos los datos de una vez, pero sí conviene registrar desde el inicio todo lo que ya esté disponible.

Esto evita tener que volver a preguntar lo mismo más adelante, buscar información entre mensajes o descubrir datos faltantes justo cuando necesitas publicar el inmueble.

Empieza por lo básico

  • Tipo de inmueble.
  • Dirección.
  • Ciudad o municipio.
  • Barrio o sector.
  • Área construida.
  • Número de habitaciones.
  • Baños.
  • Parqueaderos.
  • Piso, cuando aplique.
Después puedes complementar la ficha con otros datos que también pueden influir en la comercialización, como el estrato, la antigüedad aproximada, el valor de la administración, si cuenta con depósito o cuarto útil, ascensor y otras características relevantes.
La idea no es tener una ficha perfecta en ese mismo instante. Lo importante es saber con claridad qué información ya tienes, qué datos fueron confirmados y cuáles todavía están pendientes por verificar.

Registra la información del propietario

Durante la captación no basta con registrar los datos del inmueble. También conviene identificar correctamente a la persona que está entregando la propiedad para su comercialización y dejar su información vinculada a la ficha del inmueble.

Empieza por registrar los datos de identificación y contacto del propietario. Dependiendo del proceso de la inmobiliaria, también pueden solicitarse documentos como una copia de su documento de identidad.
🙅🏻 No des por hecho que la persona con la que estás hablando es necesariamente la única relacionada con el inmueble.

Apoderados

Si la gestión la realiza un apoderado, es importante dejarlo identificado desde el inicio. Del mismo modo, cuando existen varios propietarios, conviene conocer quiénes son las personas vinculadas a la propiedad y evitar asumir que quien inició la conversación es el único titular.

Verificar la información

Esta información debe posteriormente contrastarse con los documentos correspondientes del inmueble. En Colombia, el Certificado de Tradición y Libertad permite consultar la situación jurídica de la propiedad, mientras que la Superintendencia de Notariado y Registro también dispone de una consulta de índice de propietarios.

Comunicación y seguimiento

Por último, acuerda desde la captación cómo se organizará la comunicación durante la comercialización. Por ejemplo, cómo se coordinarán las visitas y de qué manera el propietario quiere recibir el seguimiento del proceso.

Reúne los documentos que ya esten disponibles

Los documentos que vas a necesitar durante la comercialización pueden cambiar dependiendo de si el inmueble se va a vender o arrendar. Por eso, durante la captación conviene identificar desde el comienzo qué soportes tiene disponibles el propietario y cuáles corresponden al tipo de operación que vas a manejar.

Arriendo

En procesos de arriendo a través de una inmobiliaria pueden solicitarse documentos como la identificación del propietario, el RUT, el Certificado de Tradición y Libertad actualizado, recibos de servicios públicos, información de la administración y el impuesto predial.

Venta

Si se trata de una venta, entre los documentos que aparecen habitualmente en el proceso están el Certificado de Tradición y Libertad, la escritura mediante la cual el propietario adquirió el inmueble, su documento de identificación y los soportes relacionados con el impuesto predial, valorización y administración cuando corresponda.

Certificado de Tradición y Libertad

Uno de los documentos que merece especial atención es el Certificado de Tradición y Libertad. Este permite conocer la situación jurídica y la tradición del inmueble y se obtiene a partir de su matrícula inmobiliaria a través de los canales oficiales de la Superintendencia de Notariado y Registro.

Define las condiciones de comercialización

Antes de comenzar a promocionar el inmueble, deja registrada la información básica sobre cómo saldrá al mercado. Empieza por definir si la propiedad se ofrecerá en venta o en arriendo y cuál será el precio con el que se publicará.

El precio merece especial atención. Además de conocer la cifra que tiene en mente el propietario, conviene contrastarla con información del mercado y con inmuebles de características similares. Factores como la ubicación, el área y las características de la propiedad pueden servir como referencia para analizar el valor con el que se comercializará.

Aclarar proceso de comercialización

Deja definido cómo se gestionará la comercialización con el propietario. Si el inmueble ya está anunciado directamente o a través de otras agencias, conviene conocerlo desde el inicio. También puedes acordar cómo se organizarán las visitas y cómo se mantendrá el seguimiento durante el proceso.

Registrar estas condiciones desde la captación ayuda a que la información utilizada posteriormente en publicaciones y conversaciones con interesados sea consistente con lo acordado con el propietario.

Prepara el material para publicar el inmueble

Parte de la información reunida durante la captación será la base para preparar posteriormente la publicación del inmueble. Además de tener claras sus características, es importante contar con fotografías y una descripción que permitan presentar correctamente la propiedad.
📷 Procura obtener fotografías claras y bien iluminadas que muestren los diferentes espacios del inmueble.

Descripción

La descripción debe construirse a partir de la información que ya conoces de la propiedad. Puedes incluir sus características principales, como el número de habitaciones, los espacios disponibles y otros atributos relevantes que ayuden a una persona interesada a entender qué ofrece el inmueble.

Ficha del inmueble

A medida que avanza la captación, procura que la información del inmueble no quede repartida en registros separados. Una ficha de propiedad puede funcionar como punto central para reunir sus datos técnicos, fotografías, precio, estado de comercialización y la información del propietario asociada.

No es necesario esperar a tener todos los datos completos para crearla. La ficha puede abrirse desde el primer contacto y actualizarse a medida que confirmas características, recibes documentos o avanza el proceso de captación.

Si trabajas con otras personas, mantener un registro único también facilita que otro miembro del equipo pueda consultar la información disponible y continuar el seguimiento sin depender únicamente de lo que recuerda quien inició la captación.

Revisión final antes de comercializar

Antes de comenzar a promocionar la propiedad, haz una revisión rápida de la información reunida durante la captación.

  • Datos básicos y características principales del inmueble confirmados.
  • Propietario o persona encargada correctamente identificada.
  • Documentos disponibles y pendientes claramente identificados.
  • Tipo de operación y precio de publicación definidos.
  • Elementos incluidos en la oferta aclarados, cuando corresponda.
  • Fotografías y material necesario para preparar la publicación disponibles.
  • Visitas y forma de seguimiento acordadas con el propietario.
  • Toda la información centralizada en una misma ficha y con su estado actualizado.

No es necesario que cada dato esté completo desde el primer momento. Lo importante es saber qué información ya tienes, qué falta por confirmar y mantener todo el proceso organizado antes de avanzar con la comercialización.

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