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Prospecto inmobiliario revisando propiedades y datos de seguimiento desde una plataforma digital.
Ventas

Qué información conviene registrar cuando llega un prospecto inmobiliario.

Qué datos conservar desde el primer contacto para mantener el contexto, organizar el seguimiento y saber qué debe ocurrir después.

Por ReliaHouse

9 min de lectura
Última actualización:

Identifica al prospecto y de dónde llegó

Empecemos por lo más sencillo, poder reconocer a la persona cuando vuelvas a encontrarte con su contacto.

Imagina que durante el día recibes varios mensajes y alguien pregunta por WhatsApp, otra persona llega desde un portal inmobiliario y una tercera completa un formulario en tu página. En ese momento seguramente recuerdas quién preguntó. Una semana después, con más conversaciones encima, puede que ya no sea tan fácil.

Por eso, desde el primer contacto conviene guardar algunos datos básicos: el nombre del prospecto, su teléfono o correo, la fecha en que llegó y, si trabajan varias personas en el equipo, quién quedó encargado de atenderlo.
💡 Hay otro dato que vale la pena conservar: de dónde llegó ese prospecto.

¿Por qué guardar algo que parece tan evidente?

Porque una cosa es por dónde estás hablando con el prospecto y otra muy distinta cómo llegó hasta ti. Por ejemplo, alguien puede encontrar una propiedad en un portal y, a partir de ahí, continuar toda la conversación por WhatsApp. Si solo conservas WhatsApp, una parte del contexto ya se perdió.

No hace falta complicarlo. Basta con que, al volver a ese contacto días después, puedas responder rápidamente dos preguntas: ¿quién es esta persona y de dónde llegó?

¿Por cuál inmueble llegó este prospecto?

Ahora imagina que abres WhatsApp y encuentras este mensaje: 
📱Hola, ¿todavía está disponible el apartamento que publicaron?

Sabes quién escribió y empiezas a atenderlo. Hasta ahí, todo bien. El problema puede aparecer unos días después, cuando vuelves a ese contacto y tienes que hacerte otra pregunta: ¿cuál apartamento era?

Cantidad de propiedades

Puede parecer difícil perder ese dato, pero piensa en lo que ocurre cuando tienes varias propiedades publicadas y recibes consultas durante toda la semana. El nombre del prospecto por sí solo no te cuenta la historia completa.

Por eso, si una persona llegó preguntando por un inmueble específico, procura dejar esa propiedad asociada al contacto desde el comienzo. Puede ser su código interno, el enlace de la publicación o cualquier referencia que te permita encontrarla nuevamente sin tener que reconstruir la conversación mensaje por mensaje.
💡 Y hay un detalle importante: no borres ese punto de partida solo porque después cambie la búsqueda.

Ponlo a prueba

Supongamos que Laura escribió inicialmente por un apartamento en Chapinero. Hablan, revisa las características y finalmente decide que necesita algo más económico en otra zona. A partir de ahí puedes mostrarle otras propiedades, pero sigue siendo útil saber que la conversación comenzó con aquel apartamento.

Piénsalo de esta manera: una cosa es el inmueble por el que llegó y otra son los inmuebles que empieza a considerar después.

Conservar esa diferencia te permite volver a la conversación días más tarde y entender rápidamente cómo comenzó, incluso cuando la búsqueda del prospecto ya tomó otro rumbo.

¿Qué está buscando realmente?

Que alguien pregunte por un apartamento no significa necesariamente que ese apartamento sea exactamente lo que está buscando.

Puede que le haya gustado la zona, que el precio esté cerca de su presupuesto o, simplemente, que haya sido la primera publicación que llamó su atención. La conversación es la que empieza a completar el resto de la historia.

Digamos que un prospecto llega preguntando por un apartamento de dos habitaciones en Chapinero. Mientras hablan descubres que busca arrendar, necesita parqueadero, tiene un presupuesto máximo de $3.000.000 y preferiría mudarse durante el próximo mes.
🧠 Ahora ya sabes mucho más que al comienzo.
Por eso conviene ir dejando registro de las características que realmente están guiando su búsqueda.

No tienes que obtener todo en la primera conversación

Algunas preferencias aparecen después. Tal vez al principio diga que busca en Laureles y, después de revisar algunas opciones, también considere El Poblado. O descubras que el balcón que parecía opcional en realidad es una condición importante para él.

Cuando eso ocurra, actualiza la información.

La idea no es llenar una ficha por cumplir con una lista. Es que, cuando vuelvas a hablar con ese prospecto o quieras buscarle otra propiedad, no tengas que preguntarle otra vez ¿qué era exactamente lo que estabas buscando?

¿Qué ha pasado con este prospecto hasta ahora?

Ya sabes quién es el prospecto, por cuál inmueble llegó y qué está buscando. Ahora viene otra pregunta que parece fácil hasta que intentas responderla unos días después: ¿qué hemos hablado con esta persona hasta ahora?
Imagina que vuelves a contactar a Andrés después de una semana. Recuerdas que buscaba un apartamento para arrendar, pero no estás seguro de si ya le enviaste las opciones de Laureles, si descartó alguna o si habían quedado en coordinar una visita.

Podrías regresar a WhatsApp y empezar a subir mensajes hasta encontrar la respuesta. Funciona, claro. Pero mientras más conversaciones atiendas, menos práctico se vuelve.
💡 Aquí es donde ayuda dejar una pequeña memoria de lo que ha ido ocurriendo.

Contexto estratégico

No necesitas copiar cada mensaje ni escribir un resumen después de cada hola. Basta con conservar aquello que cambia o hace avanzar la conversación: qué información le enviaste, qué propiedades revisaron, cuál descartó, qué dudas aparecieron o si ya hubo una llamada o una visita.

Por ejemplo:

🗒️ Se enviaron tres apartamentos en Laureles. Descartó dos por no tener parqueadero y pidió coordinar una visita al tercero.

Con una nota así ya puedes retomar la conversación sin reconstruir toda la historia.

Y si trabaja más de un asesor en la inmobiliaria, cobra todavía más sentido. La idea es sencilla: que otra persona pueda abrir el registro y entender qué ha pasado hasta ese momento, sin tener que preguntarle al compañero que atendió primero ni revisar conversaciones completas.

No se trata de documentarlo todo. Se trata de guardar lo suficiente para no perder el hilo.

¿En qué punto está este prospecto?

Hasta aquí ya tenemos bastante contexto: sabemos quién es el prospecto, qué propiedad llamó su atención, qué está buscando y qué ha ocurrido en las conversaciones anteriores.

Pero falta algo.

Imagina que abres su registro y encuentras varias notas, propiedades enviadas y hasta una llamada de la semana pasada. Lees todo y aun así tienes que preguntarte: Bueno... ¿y en qué quedó esto?
💡 Para evitarlo, ayuda dejar claro en qué punto se encuentra el prospecto en este momento.

Puede ser algo tan sencillo como indicar que acaba de llegar, que ya fue contactado, que está revisando algunas opciones o que tiene una visita pendiente. Si por ahora decidió detener su búsqueda, también conviene que quede claro.

¿Cómo lo organizo?

No hay una lista de estados que funcione igual para todas las inmobiliarias. Un equipo puede usar Nuevo, Contactado, Visita agendada y En seguimiento, mientras otro necesita dividir su proceso de una manera diferente.

Lo importante es que los nombres tengan sentido para quienes realmente van a utilizarlos.

Hazte una prueba sencilla: si otro asesor abre ese prospecto sin preguntarte nada, ¿puede entender rápidamente dónde quedó la conversación?

Si la respuesta es sí, el estado está haciendo su trabajo.

¿Qué toca hacer ahora?

Saber que un prospecto está en seguimiento ayuda, pero todavía deja una pregunta abierta: ¿qué toca hacer con él?

Volvamos a un ejemplo.

Camila está buscando un apartamento para arrendar. Ya hablaron, le enviaste algunas opciones y sabes que sigue interesada. Si abres su registro una semana después y lo único que encuentras es En seguimiento, probablemente tendrás que volver a revisar la conversación para recordar qué quedó pendiente.

Ahora imagina que, además, encuentras esto:

🗒️ Enviar nuevas opciones el jueves. Busca dos habitaciones y parqueadero en Laureles.

La diferencia parece pequeña, pero ya no tienes que adivinar cuál es el siguiente movimiento.

Estado y acción

Tal vez tengas que confirmar con el propietario si el inmueble sigue disponible, enviar otras alternativas, llamar al prospecto, coordinar una visita o simplemente volver a escribirle en una fecha que acordaron.
Y aquí hay algo que conviene no mezclar: el estado te dice dónde está el prospecto; la próxima acción te dice qué tienes que hacer con él.
Un prospecto puede estar en seguimiento, pero eso no te dice si debes llamarlo mañana o esperar dos semanas. Por eso, cuando haya algo pendiente, intenta dejar también una acción concreta y, si tiene sentido, una fecha para hacerla.

No hace falta convertir cada conversación en una agenda llena de tareas. Si el prospecto te dijo que te escribirá cuando esté listo para retomar la búsqueda, quizás no haya nada inmediato que hacer.

La idea es mucho más sencilla: cuando vuelvas a abrir ese contacto, deberías poder saber qué sigue sin tener que reconstruir toda la conversación otra vez.

¿Ya habíamos hablado con esta persona?

Hasta ahora hemos seguido una conversación bastante ordenada: llega un prospecto, sabemos por cuál inmueble preguntó, conocemos mejor su búsqueda y vamos registrando lo que ocurre.

Pero en la práctica no siempre sucede así.

Imagina que alguien pregunta por una propiedad desde un portal inmobiliario. Guardas sus datos y comienzas a atenderlo. Unos días después esa misma persona encuentra la página de la inmobiliaria y escribe directamente por WhatsApp.

Si nadie se da cuenta de que ya estaba registrada, ahora tienes dos prospectos que en realidad son la misma persona.

Y puede complicarse todavía más. Quizás uno de los registros tenga el inmueble por el que preguntó, mientras que el otro tenga las últimas conversaciones y las nuevas zonas que está considerando.
💡 Antes de crear un contacto nuevo, vale la pena hacer una comprobación rápida: ¿ya habíamos hablado con esta persona?

El teléfono y el correo pueden ayudarte a reconocerla cuando esos datos están disponibles. Si descubres que ya existe, lo más útil suele ser continuar actualizando ese mismo registro en lugar de empezar otra historia desde cero.

Porque, al final, registrar información sobre un prospecto no consiste en llenar campos por llenar. Se trata de que, cuando vuelvas a hablar con esa persona mañana o dentro de dos semanas, puedas entender rápidamente quién es, qué busca, qué ha pasado y qué toca hacer después.

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